Bouw
Een effectieve HR-cyclus
Mensen zijn de motor van iedere organisatie. Ze zijn schaars en willen zich in toenemende mate constant blijven ontwikkelen. Daarom is het belangrijk dat je als organisatie de HR-cyclus zo inricht dat je (flexibel) kunt aansluiten op de behoefte van medewerkers. Zo biedt je duidelijkheid over de competenties waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen om hun eigen ambities waar te maken.
Bij het inrichten van een effectieve HR-cyclus is het dan ook zaak je af te vragen waarom je kiest voor een bepaalde inrichting, om je dan pas af te vragen hoe dat dan vorm moet krijgen. Daar gaan we in deze blog verder op in!
Waarom is een effectieve HR-cyclus belangrijk?
We hebben gezien dat veel organisaties vaak nog uitgaan van wat er op het gebied van de ontwikkeling en het beoordelen van personeel gevraagd wordt in de CAO en/of normeringen. Dat kan een goed uitgangspunt zijn, maar het is belangrijk altijd de vraag te stellen met welk doel het gesprek wordt gevoerd en of dit bijdraagt aan de ontwikkeling en het behoud van personeel en aan de bedrijfsdoelstellingen.
Wat ons betreft is een effectieve HR-cyclus belangrijk omdat:
- Een effectieve HR-cyclusmedewerkers de mogelijkheid biedt hun eigen ontwikkeling vorm te geven;
- Een effectieve HR-cyclus de werkgever de mogelijkheid biedt de ontwikkelbehoefte van de medewerker zelf te bevragen;
- Een effectieve HR-cyclus de mogelijkheid biedt vervolgens te toetsen op duidelijke competenties en vaardigheden die passen bij het ambitieniveau van de medewerker;
- Het bovenstaande direct bijdraagt aan het binden en boeien van personeel en daarbij aan de continuïteit van de organisatie.
Een voorbeeld uit onze praktijk
Waarom
Een mooi voorbeeld vanuit onze eigen praktijk is een uitdaging die wij samen met een ingenieursbureau zijn aangegaan. De organisatie had door de jaren heen een sterke ontwikkeling doorgemaakt met als gevolg nieuwe functies en benodigde competenties. Voor een ‘nieuw’ type functie in de organisatie was eigenlijk geen plek in het functiehuis, omdat deze niet mee was ontwikkeld. Tegelijkertijd bood de HR-cyclus op dat moment te weinig mogelijkheid tot het vormgeven van de door werknemers gewenste ontwikkeling.
Met andere woorden: de HR-cyclus van de organisatie sloot niet meer goed aan op de huidige situatie. Dit leidde tot onduidelijkheid op werkvloer: hoe kan ik de stap maken naar een nieuwe functie? Aan welke competenties moet ik dan voldoen? Hoe en wanneer bespreek ik dit?
Hoe
De organisatie heeft ons gevraagd het functiehuis te actualiseren en passend te maken binnen de HR-cyclus. Dit op een manier die zo flexibel is dat het inpassen van ‘nieuwe’ functies mogelijk blijft om de organisatie wendbaar te houden. Onze gezamenlijke aanpak zag er als volgt uit:
- Om te analyseren waar de behoefte van medewerkers ligt in relatie tot het functiehuis en de gesprekkencyclus hebben wij interviews afgenomen.
- Op basis van de interviews hebben we inzichtelijk gemaakt hoe de HR-cyclus bij voorkeur vormgegeven zou kunnen worden. Een voorbeeld hiervan was het gebruiken van functiegroepen zoals directie, projectmanagement, adviseurs en staf.
- Samen met de organisatie hebben we op deze manier de HR-cyclus ‘herijkt’: het toevoegen van een ontwikkelplan-format en gesprekkencyclus die zich focust op het monitoren van de voortgang en ontwikkeldoelen van de medewerker.
- Na het opzetten van de structuur, konden we onze aandacht verleggen naar het trainen van leidinggevenden, gericht op het voeren van (ontwikkel)gesprekken als onderdeel van de HR-cyclus.
Wat
Door het gebruiken van de functiegroepen is de organisatie wendbaar om nieuwe (type) functies eenduidig in te passen in de organisatie. Zo is het voor medewerkers en de directie helder welke ontwikkelpaden mogelijk zijn en hoe de medewerker daarin kan worden begeleid. Wanneer de HR-cyclus daar direct op aansluit, wordt inzichtelijk op welke manier de medewerker het beste ondersteund kan worden in het behalen van de gewenste ontwikkeldoelen: zowel verbreding als specialisatie wordt op deze manier haalbaar.
Waarom is externe hulp belangrijk?
Onze toegevoegde waarde is om vanuit een afstand te kijken naar ‘wat’ een medewerker moet doen en dat los te koppelen van ‘hoe’ een medewerker de taken invult. Door het onafhankelijk voeren van interviews, voelen mensen binnen de organisatie zich vrij om aan te geven waar ze echt behoefte aan hebben. Zo ontstond balans tussen structuur en mens: een uniform systeem dat voor iedereen geldt, maar waar iedereen individueel de gewenste invulling aan kan geven.
Tips voor het organiseren van een effectieve HR-cyclus
- Een effectieve HR-cyclus begint bij het beantwoorden van de vraag: waar willen we naartoe met onze medewerker? Stel de ‘waarom-vraag’, voordat je aan de slag gaat met het ‘hoe’.
- Stel regelmatig de vraag of de HR-cyclus nog effectief is en past bij de snel veranderende actualiteiten.
- Persoonlijke ontwikkeling hoeft niet altijd te leiden tot een stap hogerop binnen de organisatie.
- Wees duidelijk en eerlijk over hoe de ontwikkelmogelijkheden binnen de organisatie eruitzien. Zo kunnen medewerkers meer eigenaarschap pakken over hun eigen ontwikkeling.
- Geef (gedeeltelijk) structuur mee aan informele gesprekken tussen medewerkers onderling – als onderdeel van de HR-cyclus. Hierdoor neemt de toegevoegde waarde van deze gesprekken toe.
- Ondersteun leidinggevenden bij het voeren van gesprekken met hun medewerkers.
Wil je graag verder praten of meer informatie ontvangen over dit onderwerp? Neem gerust contact op met Maaike Korenstra.
